Firmafest for 30-80 ansatte: tjekliste for den driftsansvarlige

En firmafest for 30 til 80 ansatte lykkes, når lokalet passer til det reelle antal gæster, aktiviteten kan rumme en stor del af selskabet ad gangen, og transporten hjem er tænkt ind fra start. Kontorteknik.dk har samlet de spørgsmål, en driftsansvarlig i en SMV bør have svar på, før der skrives under. Guiden dækker kapacitet, aktivitet, adgang, mad, skat og tidsplan. Den nævner fem konkrete steder i København som eksempler, så du kan se, hvordan svarene ser ud i praksis.

Hvor mange skal lokalet egentlig kunne rumme?

Lokalet skal kunne rumme hele selskabet siddende til middag, og helst med 10 procent luft. Det er den vigtigste regel i Kontorteknik.dk’s gennemgang, fordi mange steder opgiver deres største tal, som ofte gælder stående reception. En virksomhed med 55 ansatte, der inviterer ægtefæller til sommerfesten, kan hurtigt ende på 90 gæster. Den samme virksomhed ender måske på 48 til julefrokosten, fordi nogle har børn syge eller er på ferie.

Spørg derfor altid til tre tal: siddende ved middag, stående og antal i det rum, hvor aktiviteten foregår. Idrætsfabrikken på Vesterbro er et godt eksempel på, hvorfor det betyder noget. Stedet oplyser en kapacitet på 0-150 personer, men skriver selv på sin side om festlokaler, at 0-80 er det ideelle, hvis der skal spises, fordi gæsterne ellers fordeles i flere rum. Fasangården i Frederiksberg Have har seks stuer til 8-40 gæster og telt i haven til op mod 100, oplyser Meyers. Lokalerne i den tidligere trævarefabrik hos John & Woo på Vesterbrogade har plads til over 80 gæster inde og 70-80 siddende på udendørsarealet. Det er tre meget forskellige løsninger på det samme antal gæster.

Mellemstørrelsen mellem 30 og 80 er den sværeste at ramme. Mange restauranter har en privat stue til 20-30 eller må lukke hele huset for at tage 100. Find derfor de steder, hvor jeres antal er normalen og ikke undtagelsen.

Hvilken aktivitet passer til en firmafest med 30-80 gæster?

Den bedste aktivitet til en firmafest er en, som alle kan gå til uden instruktion, og som kan køre i hold, mens resten står i baren. Bordtennis, bowling og shuffleboard opfylder begge krav, og flere restauranter, som John & Woo på Frederiksberg, har netop bordtennis i huset. Escape rooms og madlavningskurser er sjove, men tager typisk kun små hold ad gangen og kræver et fast program.

DGI Byen midt i København har ifølge sin egen side om aktive firmaarrangementer 16 bowlingbaner med bar og loungeområde og tilbyder også padel, skydning og klatring. UC Shuffleboard Bar i København NV kombinerer shuffleboard og pétanque og kan lukke et større område af for firmaer. På Frederiksberg ligger restauranten John & Woo på Vesterbrogade 149 med en bordtennisbar i kælderen til 30-40 aktive spillere og plads til op mod 80 gæster i alt. Se John & Woos firmafester med middag og bordtennis for, hvordan middag og aktivitet hænger sammen dér.

Regn baglæns: Har I 60 gæster og plads til 30 ved aktiviteten, kan halvdelen spille, mens den anden halvdel spiser dessert eller står i baren. Har I kun plads til 8, bliver aktiviteten en kø.

Hvordan kommer gæsterne til og fra festen?

Gæsterne skal kunne komme hjem uden bil, og det skal være let at finde stedet første gang. Et eksempel er John & Woo ved Frederiksberg Allé Metro, hvor der er 5 minutters gang fra stationen og betalt parkering i gården. For en driftsansvarlig er transporten det punkt, der oftest bliver glemt, indtil nogen spørger om parkering dagen før. Kontorteknik.dk anbefaler, at invitationen nævner nærmeste station med gåtid og eventuel parkering.

Et sted, der ligger fem minutters gang fra metroen, sparer jer for at bestille bus. DGI Byen ligger ved Københavns Hovedbanegård. Fasangården ligger i Frederiksberg Have, hvor gæsterne skal gå det sidste stykke gennem haven, hvilket er hyggeligt i juni og mindre hyggeligt i regnvejr i november.

Overvej også natbusser og taxa. En fest, der slutter kl. 01.00, har gæster med børn, der vil hjem kl. 22.30. Læg en tidsplan, der gør det naturligt at gå tidligt, for eksempel med aktiviteten før desserten.

Hvad skal du spørge stedet om, før I booker?

Du skal have otte svar skriftligt, før I bekræfter datoen. Listen nedenfor er Kontorteknik.dk’s firmafest-tjekliste. Den kan sendes direkte til tre steder, så du kan sammenligne svarene på ens grundlag.

1. Siddende kapacitet. Hvor mange kan sidde ved middagen i ét rum?
2. Aktivitetens kapacitet. Hvor mange kan være aktive samtidig, og er aktiviteten inkluderet?
3. Eksklusivitet. Har I lokalet for jer selv, eller deles det med andre gæster?
4. Sluttidspunkt. Hvornår lukker baren, og hvad koster en ekstra time?
5. Allergier og diæter. Hvordan håndterer køkkenet vegetarer, gluten og laktose?
6. Drikkevarer. Fast pakke eller afregning efter forbrug?
7. Endeligt antal. Hvornår skal antallet meldes, og hvad koster ændringer?
8. Adgang. Nærmeste station, parkering og trappefri adgang.

Spørgsmål 3 og 7 er dem, der oftest skaber overraskelser. Deler I lokalet med andre selskaber, bliver tale og musik et kompromis. Er fristen for endeligt antal tre uger før, betaler I for de gæster, der melder afbud i sidste uge.

Er firmafesten skattefri for medarbejderne?

Ja, en firmafest er som udgangspunkt skattefri for medarbejderne, når arrangementet er af normal karakter og omfang. Det fremgår af Skattestyrelsens juridiske vejledning, afsnit C.A.5.6.2 om julefrokoster, skovture og øvrige firmafester, som kan læses på tax.dk. Revisionsfirmaet PwC beskriver det samme i sin gennemgang af bespisning til personalearrangementer.

For en SMV betyder det i praksis, at festen skal være for medarbejderne som gruppe og ikke ligne en belønning til enkelte. En sommerfest for hele virksomheden er klart personalepleje. En weekendtur til udlandet for ledelsen alene er noget andet. Er I i tvivl, så spørg jeres revisor, før I booker noget ud over det sædvanlige.

Moms er et særskilt spørgsmål. Udgifter til personalearrangementer giver som hovedregel ikke fradrag for købsmoms, så budgettér med beløbet inklusive moms.

Hvordan lægger du tidsplanen for aftenen?

En god tidsplan for en firmafest har fire faser: ankomst, middag, aktivitet og fest. Kontorteknik.dk anbefaler, at aktiviteten ligger mellem hovedret og dessert eller lige efter middagen, fordi energien ellers falder, når maden er spist. Talerne bør ligge tidligt, mens alle stadig lytter.

Et eksempel fra en ingeniørvirksomhed med 48 ansatte: Velkomstdrink kl. 18.00, middag kl. 18.45 med direktørens tale før forretten, bordtennisturnering kl. 20.30, dessert kl. 21.30 og fest fra kl. 22.00. Gæster med børn kunne gå efter desserten uden at have misset det vigtigste. Dem, der blev, havde allerede talt med kolleger fra andre afdelinger over bordtennisbordet.

Den bedste firmafest er ikke den dyreste. Det er den, hvor gæsterne har noget at lave sammen, før musikken bliver for høj til at tale.

Hvordan sammenligner du stederne?

Den letteste måde at sammenligne steder til en firmafest på er at sætte dem op i en tabel med de samme kolonner. Tabellen nedenfor viser de fem eksempler fra denne guide med de oplysninger, stederne selv har offentliggjort. Tallene er hentet i oktober 2026.

Når du har tabellen, så vælg to steder og send tjeklisten. Vil du vide mere om at booke lokaler til arrangementer, har Kontorteknik.dk også en guide om, hvorfor du skal booke et konferencelokale.

Ofte stillede spørgsmål om firmafest for 30-80 ansatte

Hvor kan man holde firmafest i København med en aktivitet?

DGI Byen ved Hovedbanegården har 16 bowlingbaner og flere andre aktiviteter. John & Woo på Vesterbrogade 149 har en bordtennisbar i kælderen til 30-40 aktive spillere. UC Shuffleboard Bar i København NV tilbyder shuffleboard og pétanque til firmaer.

Hvor lang tid før skal en firmafest bookes?

En firmafest for 30-80 gæster bør bookes to til tre måneder før, hvis den ligger på en fredag i november, december eller juni. Torsdage og datoer uden for sæsonen kan ofte bookes med kortere varsel.

Skal medarbejderne betale skat af en firmafest?

Medarbejderne skal som udgangspunkt ikke betale skat af en firmafest af normal karakter og omfang. Reglen står i Skattestyrelsens juridiske vejledning, afsnit C.A.5.6.2.

Hvor mange skal kunne være med i aktiviteten?

En aktivitet til en firmafest bør kunne rumme 30-40 procent af gæsterne samtidig. Ved 60 gæster svarer det til 18-24 aktive, så resten kan skiftes til undervejs.

Oplysningerne om stederne er hentet i oktober 2026 fra stedernes egne hjemmesider. Tjek altid aktuelle vilkår direkte hos stedet.

Senest revideret 29. oktober 2026.